Perchè le nostre procedure sono fatte così
Esistono molti modi per rappresentare una procedura. Noi abbiamo scelto quello che, dopo anni di esperienza sul campo, riteniamo il più semplice, intuitivo ed efficace.
Il nostro modello non nasce da un esercizio di design, ma da un’evoluzione naturale. All’inizio utilizzavamo le classiche procedure di stampo ingegneristico, tipiche dei sistemi di gestione ISO 9000 dei primi anni 2000: documenti completi e rigorosi, ma spesso lunghi, complessi da aggiornare e poco adatti all’operatività quotidiana.
Ci siamo quindi posti una domanda molto semplice: Come possiamo conservare tutte le informazioni davvero importanti, eliminando tutto ciò che rende una procedura difficile da leggere e mantenere? La risposta è stata quella di semplificare.
Abbiamo mantenuto solo ciò che serve davvero per svolgere correttamente un’attività:
- chi deve svolgerla;
- cosa deve fare;
- come deve farlo;
- quando deve intervenire;
- entro quando deve completarla.
Inizialmente abbiamo organizzato queste informazioni in una struttura tabellare, semplice e immediata.
Poi abbiamo fatto un passo in più.
Abbiamo trasformato ogni riga della tabella in una tessera indipendente, che può essere spostata con un semplice drag & drop per modificare rapidamente la sequenza delle attività.
Il risultato è un sistema che mantiene il rigore di una procedura strutturata, ma con la flessibilità e la semplicità di uno strumento pensato per essere utilizzato ogni giorno.
Meno documentazione. Più operatività.
Per questo SOP Manager privilegia una rappresentazione essenziale, visuale e facilmente modificabile, capace di adattarsi all’evoluzione dello studio senza richiedere continue riscritture.
Perché una procedura è davvero utile solo se viene consultata, aggiornata e utilizzata da tutto il team.
SOP MANAGER
Caratteristiche del software
Più organizzazione. Meno dipendenza dalle persone.
Scopri le caratteristiche del software Organiter
Dashboard
Con la dashboard Sai sempre a che punto sei arrivato nel tuo progetto di messa in procedure dello studio. vedi a colpo d’occhio quante procedure sono già operative e quante sono nelle varie fasi di creazione e di approvazione
Creator
Crea le tue procedure da zero o parti da quelle già esistenti
Il Creator è l’ambiente di progettazione di SOP Manager. Ti permette di costruire procedure operative in modo semplice e strutturato.
Ogni procedura può essere personalizzata in ogni dettaglio per rappresentare esattamente il modo in cui il tuo studio lavora.
Con il Creator puoi:
- aggiungere tutte le procedure che desideri;
- inserire testo, immagini, video e collegamenti esterni;
- allegare documenti e file operativi;
- organizzare le attività nel giusto ordine con il semplice sistema drag & drop;
- definire con chiarezza ruoli e responsabilità;
- creare procedure realmente operative, non semplici documenti.
Personalizer
Adatta ogni modello alle esigenze del tuo studio
Ogni studio ha il proprio metodo di lavoro. Per questo SOP Manager permette di personalizzare qualsiasi procedura della banca dati.
Con pochi clic puoi scaricare un modello, modificarlo e renderlo immediatamente coerente con l’organizzazione del tuo studio.
In questo modo sfrutti tutta l’esperienza dei modelli esistenti mantenendo la libertà di lavorare secondo i tuoi standard.
Contributor
Se hai un grande studio e non puoi far partecipare il tuo staff alla stesura delle procedure che dovranno utilizzare puoi mantenere ugualmente coinvolto il tuo team circolarizzando loro le bozze di procedure e raccogliendo in modo strutturato commenti e suggerimenti.
Sharer
Condividi la conoscenza con il tuo team
Le procedure non devono rimanere patrimonio di una sola persona.
Con Sharer puoi distribuire processi, istruzioni e documentazione a soci, collaboratori e responsabili mantenendo il controllo delle versioni.
Ogni aggiornamento viene condiviso con il team evitando duplicazioni, copie locali e documenti non aggiornati.
Displayer
Le procedure sempre disponibili quando servono
Il Displayer rende ogni procedura facilmente consultabile durante il lavoro quotidiano.
Ogni collaboratore può visualizzare rapidamente le sue (e solo le sue):
- procedure;
- checklist;
- allegati;
- documentazione di supporto.
Non esistono più scuse per non seguire il metodo dello studio: le istruzioni sono sempre disponibili nel momento in cui servono
Blueprint
Dall’elenco delle fasi alla procedura
la distribuzione e visualizzazione in anteprima da parte degli utenti del solo elenco delle fasi della procedura consente di orientare il lavoro di intervista delle persone chiamate a definire la procedura dello studio
Task generator
Coordinati con i principali software di gestione di workflow e con i programmi di gestione dello studio delle principali suite fiscali e lavoristiche.
la funzione permette di estrarre da ciascuna procedura le fasi di attività operative che possono essere integrate con i principali software di task management, quali ASANA, MONDAY, TRELLO, CLICKUP, e con le soluzioni di gestione studio delle principali suite contabili e fiscali, creando continuità tra organizzazione e operatività.
Self coach
ogni utente così come l’office manager può segnare tutti i punti delle procedure che trova difficoltà ad adottare e può impostare un proprio piano di compliance progressiva.
Monitor
Verifica che le procedure vengano realmente lette e utilizzate
Scrivere una procedura non basta: è importante sapere se viene applicata.
Monitor consente di capire chi ha letto le procedure, e consente di intervenire per migliorare l’organizzazione.
In questo modo il patrimonio organizzativo dello studio rimane vivo e continuamente aggiornato.
Communicator
Ogni modifica raggiunge immediatamente tutto il team
Quando una procedura viene aggiornata, è fondamentale che tutti ne siano informati.
Il modulo Comunicatore segnala automaticamente le novità e le modifiche apportate, evitando che qualcuno continui a lavorare con istruzioni obsolete.
Ogni collaboratore consulta sempre la versione più aggiornata della procedura.
Compliance GDPR
SOP Manager supporta la documentazione e l’organizzazione dei processi nel rispetto dei requisiti di conformità, aiutando lo studio a mantenere procedure documentate, aggiornate e facilmente dimostrabili anche in ambito GDPR.
Un sistema organizzativo non è mai definitivo
Per questo SOP Manager è un servizio in continua evoluzione.
Acquistare SOP Manager significa molto più che utilizzare una piattaforma.
Significa entrare in un ecosistema che cresce insieme al tuo studio, arricchendosi continuamente di nuovi contenuti, nuove procedure e nuovi strumenti progettati per supportare l’evoluzione della professione.
Perché un sistema di procedure è realmente efficace solo se rimane vivo, aggiornato e allineato ai cambiamenti normativi e organizzativi.
SEMPRE AGGIORNATO
Aggiornamenti normativi
Procedure sempre allineate all’evoluzione della professione.
Nuove procedure
Lo studio evolve. Anche la tua banca dati.
Per questo continuiamo ad ampliare le banche dati con nuove procedure dedicate alle attività emergenti, permettendoti di estendere il tuo sistema organizzativo senza ripartire da zero.
Nuovi contenuti operativi
Ogni procedura diventa sempre più ricca.
Le procedure non saranno più soltanto una sequenza di attività.
Progressivamente verranno arricchite con contenuti di supporto che renderanno ogni processo ancora più semplice da comprendere, applicare e migliorare.
Tra gli sviluppi previsti:
- schede descrittive delle attività professionali;
- raccolte di suggerimenti e buone pratiche;
- errori ricorrenti e criticità da evitare;
- indicazioni per il miglioramento continuo;
- documentazione di supporto;
- riferimenti normativi;
- esempi operativi.
AI Ready
Le tue procedure diventano ancora più intelligenti.
Per questo stiamo sviluppando raccolte di prompt specialistici, organizzati per attività e direttamente collegati alle procedure operative.
Ogni processo potrà essere arricchito con suggerimenti e prompt pronti all’uso per aiutare i collaboratori a utilizzare l’AI in modo efficace, coerente e sicuro.
Un investimento che continua a creare valore
Con il tempo non cresce soltanto la piattaforma: cresce il valore del sistema che hai costruito. È questo il vero significato dell’abbonamento.
Non paghi semplicemente per utilizzare un software. Investi in un sistema organizzativo che continua a evolversi insieme alla tua professione.