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Perchè le nostre procedure sono fatte così

Esistono molti modi per rappresentare una procedura. Noi abbiamo scelto quello che, dopo anni di esperienza sul campo, riteniamo il più semplice, intuitivo ed efficace.

Dashboard

con la dashboard Sai sempre a che punto sei arrivato nel tuo progetto di messa in procedure dello studio.

Vedi a colpo d’occhio quante procedure sono già operative e quante sono nelle varie fasi di creazione e di approvazione.

Creator

Crea le tue procedure da zero o parti da quelle già esistenti

Il Creator è l’ambiente di progettazione di SOP Manager. Ti permette di costruire procedure operative in modo semplice e strutturato. Ogni procedura può essere personalizzata in ogni dettaglio per rappresentare esattamente il modo in cui il tuo studio lavora.

Con il Creator puoi:

  • aggiungere tutte le procedure che desideri;
  • inserire testo, immagini, video e collegamenti esterni;
  • allegare documenti e file operativi;
  • organizzare le attività nel giusto ordine con il semplice sistema drag & drop;
  • definire con chiarezza ruoli e responsabilità;
  • creare procedure realmente operative, non semplici documenti.

Personalizer

Adatta ogni modello alle esigenze del tuo studio

Ogni studio ha il proprio metodo di lavoro. Per questo SOP Manager permette di personalizzare qualsiasi procedura della banca dati.

Con pochi clic puoi scaricare un modello, modificarlo e renderlo immediatamente coerente con l’organizzazione del tuo studio.

In questo modo sfrutti tutta l’esperienza dei modelli esistenti mantenendo la libertà di lavorare secondo i tuoi standard.

Contributor

Se hai un grande studio e non puoi far partecipare il tuo staff alla stesura delle procedure che dovranno utilizzare puoi mantenere ugualmente coinvolto il tuo team circolarizzando loro le bozze di procedure e raccogliendo in modo strutturato commenti e suggerimenti.

Sharer

Condividi la conoscenza con il tuo team

Le procedure non devono rimanere patrimonio di una sola persona.

Con Sharer puoi distribuire processi, istruzioni e documentazione a soci, collaboratori e responsabili mantenendo il controllo delle versioni.

Ogni aggiornamento viene condiviso con il team evitando duplicazioni, copie locali e documenti non aggiornati.

Displayer

Le procedure sempre disponibili quando servono

Il Displayer rende ogni procedura facilmente consultabile durante il lavoro quotidiano.

Ogni collaboratore può visualizzare rapidamente le sue (e solo le sue):

  • procedure;
  • checklist;
  • allegati;
  • documentazione di supporto.

Non esistono più scuse per non seguire il metodo dello studio: le istruzioni sono sempre disponibili nel momento in cui servono.

Blueprint

Dall’elenco delle fasi alla procedura

la distribuzione e visualizzazione in anteprima da parte degli utenti del solo elenco delle fasi della procedura consente di orientare il lavoro di intervista delle persone chiamate a definire la procedura dello studio

Task generator

Coordinati con i principali software di gestione di workflow e con i programmi di gestione dello studio delle principali suite fiscali e lavoristiche.

La funzione permette di estrarre da ciascuna procedura le fasi di attività operative che possono essere integrate con i principali software di task management, quali ASANA, MONDAY, TRELLO, CLICKUP, e con le soluzioni di gestione studio delle principali suite contabili e fiscali, creando continuità tra organizzazione e operatività.

Self coach

ogni utente così come l’office manager può segnare tutti i punti delle procedure che trova difficoltà ad adottare e può impostare un proprio piano di compliance progressiva.

Monitor

Verifica che le procedure vengano realmente lette e utilizzate

Scrivere una procedura non basta: è importante sapere se viene applicata.

Monitor consente di capire chi ha letto le procedure, e consente di intervenire per migliorare l’organizzazione.

In questo modo il patrimonio organizzativo dello studio rimane vivo e continuamente aggiornato.

Communicator

Ogni modifica raggiunge immediatamente tutto il team

Quando una procedura viene aggiornata, è fondamentale che tutti ne siano informati.

Il modulo Comunicatore segnala automaticamente le novità e le modifiche apportate, evitando che qualcuno continui a lavorare con istruzioni obsolete.

Ogni collaboratore consulta sempre la versione più aggiornata della procedura.

Compliance GDPR

SOP Manager supporta la documentazione e l’organizzazione dei processi nel rispetto dei requisiti di conformità, aiutando lo studio a mantenere procedure documentate, aggiornate e facilmente dimostrabili anche in ambito GDPR.

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